Faire un devis professionnel à partir d’une conversation WhatsApp
Un client vous décrit son besoin sur WhatsApp et attend un prix. Comment répondre vite, proprement et sans oubli, puis transformer le devis accepté en facture.
Sur WhatsApp, un client vous décrit son besoin en trois messages et attend un prix. Si vous répondez « je vous fais un devis » puis oubliez, ou si vous mettez une heure à tout recopier dans un document, il est déjà parti chez quelqu’un d’autre. Voici une méthode simple pour répondre vite, proprement et sans erreur.
Ce qu’un bon devis contient
- Votre identité : nom, logo, adresse, numéro d’entreprise (RCCM, NIU, SIRET…).
- Le client concerné, la date et un numéro unique.
- Les lignes : ce que vous faites, la quantité, le prix.
- Le total, avec la TVA si elle s’applique, et la devise.
- La durée de validité et les conditions de paiement (acompte, délai).
Relire toute la conversation avant de chiffrer
Les besoins sont souvent répartis sur plusieurs messages : une quantité au début, un délai plus bas, un détail ajouté plus tard. Avant de chiffrer, relisez la conversation en entier et notez chaque demande. Un oubli se paie ensuite en discussion, ou en perte.
Dire clairement ce qui est estimé
Si vous ne connaissez pas encore un prix, ne le laissez pas passer pour définitif : repérez-le, confirmez-le, puis envoyez. Un prix corrigé après coup abîme davantage la confiance qu’un petit délai.
Envoyer un document que le client peut accepter
Un PDF glissé dans une conversation se perd. Un lien que le client ouvre sur son téléphone, où il lit le détail, télécharge le PDF puis accepte ou pose une question, évite les allers-retours. Gardez la trace de la date et du nom de la personne qui a accepté.
Transformer le devis accepté en facture
Quand le client dit oui, ne retapez rien : la facture reprend les mêmes lignes et le même client. Notez ensuite chaque paiement reçu (acompte, solde) pour savoir à tout moment ce qui reste à encaisser.
Avec Pilot-Biz
Sur la fiche d’un client qui vous a écrit sur WhatsApp, « Devis depuis la conversation » demande à l’assistant de préparer un brouillon : l’objet, et les lignes avec les prix cités dans la conversation. Les montants qu’il estime lui-même sont marqués « à vérifier ». Vous relisez, vous corrigez, vous envoyez par email ou par lien. Remplir un devis à la main est gratuit et sans limite ; la rédaction par l’assistant fait partie du Pro, avec un devis et une facture offerts pour essayer.